Crisis communicatie

Wat er gebeurt er in de wereld: er is veel onzekerheid niet alleen in de markt, niet alleen in het nieuws, maar ook in jouw organisatie. Terwijl jij als leider bezig bent met het verzamelen en verwerken van informatie over de markt, leveranciers, cashflow en andere zakelijke onderwerpen, vragen jouw medewerkers op de werkvloer, op jouw kantoor en in het veld zich af wat er gebeurt in en buiten het bedrijf en wat de consequenties voor hen zijn.

“Angst is onzekerheid zonder plan” vertelde een wijze man mij recent.

Zodra we weten wat er aan de hand is en we een plan hebben om er beter uit te komen, ontstaat een vorm van rust. Maar als er te weinig informatie is om een plan te maken, worden mensen bang. Dus wil ik het met je hebben over de drie belangrijkste onderdelen van crisis communicatie naar jouw mensen. Door dagelijks korte vlogs te posten, soms maar 30 seconden, soms maximaal een minuut kort, kan een leider de belangrijkste informatie van wat er in de wereld en in het eigen bedrijf gebeurt samenvatten. Als je dit ook nog eens per vlog doet, komt het nog veel beter over. Kijk hier hoe je een goede vlog kunt maken als leider.

Ik deel met jullie wat ik leer en hoop met deze vlog dat ik niet belerend ben, maar mijn ervaringen en inzichten in mijn leven met jullie deel die ik in mijn eigen leven wil inzetten. Ik hoop dat deze tips je helpen bij het opstarten van vlogs.

Er zijn drie belangrijke componenten die een rol spelen in crisis communicatie:

  1. Constantheid: mensen willen erop kunnen vertrouwen dàt jij met hen communiceert èn ze willen weten wànneer je dat doet. Neem daarom in een schema op met welke frequentie jij dit doet en deel dit met jouw mensen (zoals minister-president Rutte ook voor ons doet. Er wordt tijdig aangegeven wanneer er een persconferentie komt). Dit zorgt ervoor dat je medewerkers jouw communicatie hebben om op te vertrouwen in deze onzekere tijden.
  1. Consistentie: iedere boodschap moet voortbouwen op de vorige (ook deze vlog/blog volgt op de vlog/blog over hoe als leider te vloggen). Het moet niet zo zijn dat je als leider willekeurige informatie uit de lucht plukt en die aan jouw mensen communiceert. Die informatie vernemen de medewerkers zelf ook al via Nu.nl en andere bronnen en juist dat maakt hen onzeker. Herhaal dus wat van je vorige bericht en bouw daarop verder. Dit zorgt ervoor dat mensen vertrouwen krijgen in jou, en dus het beleid en de organisatie.
  1. Helderheid: Wat je vertelt moet transparant en eerlijk zijn. Ik weet, je kunt niet alles delen met jouw mensen, maar ga de feiten niet verzachten of mooi inpakken. De gezinnen en financiën van jouw mensen hangen deels af van wat jij communiceert: Krijg ik morgen arbeidstijdverkorting? Heeft het bedrijf voldoende vlees om de botten? Heb ik volgende maand nog een baan? Worden we overgekocht? Hoe meer jij kunt delen over wat er vandaag gebeurt in het bedrijf en hoe het hen beïnvloedt, hoe beter. Het verzachten van de boodschap werkt niet.

Als leider draag jij hier verantwoordelijkheid voor.

TIP: Maak een boodschap volgens de bovenstaande regels, die je met jouw mensen wilt delen.

Laat de boodschap lezen door een aantal mensen, die er vervolgens gaten in proberen te schieten.

Neem deze antwoorden op video op en ga vervolgens als crisisteam (of leiderschapsteam) aan de slag om eenduidige antwoorden te vinden op de “geschoten gaten”, voordat je de boodschap naar de hele organisatie uitstuurt. Stuur hem dan pas naar de medewerkers.

Daarmee zorg je dat je èn voorbereid bent op onverwachte vragen èn dat je eenduidig bent in je boodschap als crisisteam naar jouw mensen. Het maakt het leven een stuk gemakkelijker, want je hebt antwoorden paraat èn je weet dat jouw collega’s dezelfde antwoorden zullen geven. Mensen die geloof en hoop zoeken, zoeken ook eenduidigheid .

Van belang is dat je de angsten van jouw mensen vóór bent door constant en consistent te communiceren èn dat je eerlijke antwoorden geeft, zodat de mensen jou en jouw team kunnen vertrouwen. Zo laat je weten dat je een betrouwbare leider bent en dat ook de organisatie, waar het goed is om te werken, betrouwbaar is.

Wil je meer weten over Vistage en hoe een besloten adviesgroep jouw persoonlijke ontwikkeling kan stimuleren zodat je nog betere resultaten realiseert voor jouw bedrijf en privé leven? Plan dan nu vrijblijvend een kennismakingsgesprek in.

 

Mijn naam is René Wientjens van Vistage Benelux en ik deel deze waardevolle tips graag met jullie.