Hoe de besluitvorming voor altijd is veranderd doordat we anders werken

Omdat we door de herverdeling van werk thuis en op kantoor op een kruispunt in de geschiedenis staan, is de juiste mix van gecentraliseerde en gedecentraliseerde besluitvorming van belang.

Er bestaat een duidelijke en directe relatie tussen schaalbaarheid van een organisatie en de verdeling van werk. Dit komt in verschillende vormen voor: het kan gaan over middenmanagement dat in staat wordt gesteld nieuwe geografische gebieden te betreden, verkopers te ontwikkelen om nieuwe klanten te werven of automatiseringsmogelijkheden te bouwen.

Het is van belang dat het senior management van bedrijven strategie ontwikkelt, de kapitaalintensieve beslissingen van een bedrijf beheert en de toon zet voor de bedrijfscultuur en waarden. Daarmee zouden de dagelijkse beslissingen op markt- en klantniveau de verantwoordelijkheid moeten zijn van het middenmanagement. De mensen die het dichtst bij de klant staan, zijn degenen die beslissingen kunnen nemen die de snelheid van verandering bij kunnen houden.

Om de besluitvorming te decentraliseren, zijn vertrouwen en geduld nodig. Een werknemer die €30 per uur kost, neemt misschien niet altijd de beste beslissing, maar de kosten van het centraal houden van de besluitvorming zijn vaak groter dan de risico’s van het delegeren ervan naar deze werknemer. Marc Emmer werkte het afgelopen jaar met ongeveer 25 managementteams en het viel hem op hoe geschokt veel managers waren toen ze ontdekten dat extern werkende medewerkers goed in staat waren zichzelf te managen.

Hier zijn waardevolle tips om de juiste balans te vinden tussen gecentraliseerde en gedecentraliseerde besluitvorming:

Deel meer informatie
Voor medewerkers die al een jaar in afzondering, sociale onrust en een onstabiele economie werken, is transparantie belangrijker dan ooit. De beste managementteams leiden met visie en wekken vertrouwen in hun teams door hun kennis en informatie te delen met hen. Medewerkers willen weten waar het bedrijf naartoe gaat, waarom. En wat het voor hen betekent.

Naadloze integratie
Vijf jaar geleden hadden veel bedrijven moeite om gegevens te integreren in systemen. Hun keuzes waren dure ERP-systemen of zelf bedachte systemen die vaak niet werkten. De huidige kantoorsuites (d.w.z. Microsoft, Google, Salesforce) zijn al 5 jaar bezig met cloud computing en zijn krachtig en configureerbaar.

Er is heden ten dage geen reden meer waarom bedrijven geen geïntegreerde systemen en gegevensstromen zouden moeten hebben zonder dat zij de mogelijkheid hebben van export en handmatige bewerking van de data. Als de leidinggevenden van jouw bedrijf geen informatie binnen handbereik hebben, zal jouw organisatie een concurrentienadeel hebben ten opzichte van de bedrijven die dat wel hebben.

Geobsedeerd door statistieken
Binnen bedrijven wordt gedebatteerd over het gebruik van traditionele KPI’s (Key Performance Indicators en OKR’s (doelstellingen en belangrijkste resultaten – een methodologie die Silicon Valley stormenderhand veroverde). Het grappige is dat beide methodologieën gebaseerd zijn op hetzelfde uitgangspunt.

Ons verhaal concentreert zich te veel op welke cijfers te meten en niet genoeg op wat we moeten doen met de gegevens die we eruit krijgen. De gegevens die belangrijk zijn, moeten verspreid worden onder een grotere groep mensen die in realtime beslissingen kunnen nemen. Het heeft weinig waarde om KPI’s met financiële overzichten naar een handjevol mensen te laten circuleren. De onderbuik van het héle bedrijf moet begrijpen wat de cijfers betekenen en daardoor gemotiveerd en gestimuleerd worden zodat gedrag verandert.

Wanneer middle managers in staat worden gesteld beslissingen te nemen, is dat bevrijdend voor een senior managementteam. Een zekere manier om werknemers te frustreren, is door de besluitvorming over te laten aan een paar mensen, die overbelast zijn en traag handelen.

KPI’s en OKR’s moeten de hartslag van het bedrijf meten en regelmatig worden gerapporteerd. Behalve culturele weerstand is er simpelweg geen reden voor managers om niet te handelen op basis van realtime informatie.

Maak multifunctionele teams
Een andere trend is de fundamentele verschuiving in de manier waarop teams zich organiseren. Op kantoor hadden teamgenoten in bubbels persoonlijk contact. We zien bedrijven zich organiseren rond klantsegmenten, weg van traditionele afdelingen. Er is een groter bewustzijn van de noodzaak om complexe problemen op te lossen door middel van projecten die worden voltooid door multifunctionele teams.

Ontwikkel jouw middenmanagement
In was er een alarmerende trend in 2020 waar te nemen: Uit verschillende onderzoeken naar werknemersbetrokkenheid bleek dat veel managers afweken van loopbaangesprekken. Een-op-een gesprekken werden vergaderingen over veiligheid en de dagelijkse operatie. Nu de talentoorlog weer oplaait, is het tijd om je opnieuw te concentreren op loopbaanontwikkeling, professionele ontwikkeling, mentorschap en het ontwikkelen van jouw eigen toekomstige leiders.

Aangezien we allemaal de gevolgen van het hybride kantoor in overweging nemen, is het van belang dat we onze bedrijven reorganiseren en daarmee de besluitvorming opnieuw vormgeven. Onze medewerkerstevredenheid en service aan onze klanten kunnen daardoor alleen maar verbeteren.