Top 4 tijdverspillers om als CEO te vermijden

#1: E-mails en onderbrekingen

Lehman start met twee pakkende uitspraken.

“Als je niet bewust een plan hebt om je belangrijkste werk te doen, is e-mail een gemakkelijke manier om bezig te zijn.”

“Als een briljante strateeg de hele dag achter zijn of haar e-mail zit, doet hij/zij niet het belangrijkste werk.”

Hoe vaak betrap jij jezelf hierop? Best wel pijnlijk toch als je dit een paar keer leest.

Het advies van Legman is dan ook: automatiseer voordat je delegeert. Dus laat niet je secretaresse of P.A. je inbox controleren, maar automatiseer.

Door automatiseringstools (inclusief agendaplatforms) en e-mailbeheer te leren gebruiken, kunnen CEO’s beter ononderbroken tijd blokkeren om gefocust te werken. Tijd die je kunt gebruiken om strategische relaties op te bouwen en je volledig op het bedrijf te concentreren.

Let wel benadrukken Lehman en Alampi: het beantwoorden van e-mails en ‘snelle vragen’ van MT-leden is geen tijdverspilling. Het helpt de ander vaak productiever te zijn. Hoewel geen van beiden suggereren dat CEO’s hun teams moeten negeren, raden ze aan duidelijke communicatierichtlijnen op te stellen om hun teams in staat te stellen hun eigen werk te doen en problemen aan te pakken.

“Vroeger werd ik de hele tijd onderbroken totdat ik deze zeven krachtigste woorden ging gebruiken: Ik weet het niet. Wat denk jij?”, vertelt Alampi. “Hierdoor gingen mijn teams realiseren dat zij zelf verantwoordelijk zijn om aanbevelingen te doen en oplossingen aan te dragen.” En dat bespaart een hoop tijd!

#2: Ineffectieve vergaderingen

Een effectieve vergadering vergt huiswerk, zowel van de voorzitter als van de aanwezigen. Een duidelijke agenda en de mogelijkheid om vooraf materiaal te lezen verhoogt de productiviteit.

Helaas vallen te veel vergaderingen in de gebruikelijke valkuilen van slecht gedefinieerd doel, onproductief en vol met langdradige PowerPoint-presentaties die hardop worden voorgelezen met een martelend effect. Lehman pleit voor betere voorbereidingen en Alampi stelt voor PowerPoints-presentaties tot een maximum van vijf dia’s te houden. Ook adviseert hij CEO’s om operationele meetings te vermijden en een diepere luisterende rol te spelen in strategie meetings.

#3: Niet delegeren

Een veelvoorkomende valkuil voor ondernemers en oprichters is dat ze niet in staat zijn om te delegeren naarmate het bedrijf groeit. Alleen omdat je de zaden hebt geplant, wil dat nog niet zeggen dat je op de grond moet blijven.

Alampi verwoordt dit als volgt: “In de meeste bedrijven zijn er heel veel mensen die in het bedrijf kunnen werken, maar weinigen die aan het bedrijf kunnen werken. Als de CEO verzandt in details en zich niet op het bedrijf concentreert, zet niemand de strategie uit en bewaakt deze.”

Lehman zegt dat een ‘auteur en redacteur’-benadering kan helpen bij delegeren en bij het trainen en ontwikkelen van je mensen. Hiermee wordt een deel van het werk van de CEO weggenomen en vermijdt zo tijdverspilling op momenten dat CEO’s denken dat ze het allemaal kunnen.

“Misschien kunnen ze het niet allemaal zonder jouw hulp, maar 80% kunnen ze wel. Dan pas duik je er als redacteur in. Bekijk je het en help je met de vervolgstappen”, vertelt Lehman. “Veel CEO’s ontdekken dat medewerkers het grootste deel van het werk zelf kunnen doen en zijn dan aangenaam verrast.”

#4: Te veel initiatieven

Soms hebben CEO’s gelijk als ze zeggen dat ze te veel te doen hebben.

“Bedrijven presteren het beste als ze zich beperken tot drie tot vijf grotere driejarige initiatieven en twee tot vier doelstellingen per één jaar”, zegt Alampi. “Je moet bereid zijn om de komende 90 dagen te focussen op drie tot vijf hot issues. Maak kleine tactische hapklare brokjes, die de teams kunnen aanpakken.”

“Het is beter om minder prioriteiten te hebben en te proberen één project door te voeren,” zei Lehman. “De CEO kan die spil controleren.”

Tijdmanagement bevordert groei

Wanneer een CEO zijn time management verbetert, zie je vrijwel onmiddellijk de resultaten in de hele organisatie. MT’s beginnen meer verantwoordelijkheid te nemen voor beslissingen, wat leidt tot sterkere organisaties.

“Het wordt voor teams gemakkelijker om te leren en te groeien. Ze weten nu dat het niet de taak van de baas is om elk probleem op te lossen”, zegt Alampi.

Lehman vertelt dat medewerkers verbluffende veranderingen kunnen laten zien in zowel hun werktevredenheid als vermindering van stress, nadat time managementpraktijken in de hele organisatie waren ingevoerd. Bovendien maakt het een enorm verschil in de levenskwaliteit van CEO’s.

“Een klant ging onlangs voor het eerst een maand op vakantie in 50 jaar,” zegt Lehman. En dat is het soort verandering waar we allemaal tijd voor kunnen maken.