Hoe je voor je medewerkers zorgt in tijden van snelle veranderingen

We spraken met bedrijfspsycholoog Sue Firth om dit idee te onderzoeken en erachter te komen welke impact bedrijfsveranderingen hebben op de stressniveaus van werknemers, waarom het belangrijk is om hiermee om te gaan en hoe bedrijven dat kunnen doen.

Sue is een professional en bedrijfspsycholoog, een prestatiecoach en een professionele spreker. Ze is ook al bijna drie decennia een van onze fantastische, goed geïnformeerde en ervaren Vistage-sprekers – en organiseert op 12 oktober een Vistage-webinar over het strategisch managen van verandering.

“Mijn lezingen zijn grotendeels gericht op leidinggevenden en opkomende leiders”, zegt Sue. “Mensen in het publiek komen vaak naar me toe om te vragen of ik ze wil helpen met hun business.”

Wat zorgt voor de zakelijke veranderingen op dit moment?

De oplopende kosten van het dagelijks leven, de pandemie, het tekort aan arbeidskrachten en de politieke/economische onzekerheid hebben op dit moment allemaal een grote impact op bedrijven. Maar wat zijn de belangrijkste drijfveren voor bedrijfsverandering?

“Er zijn meerdere. Maar wat we vooral zien, is een post-Covid-impact – wat waarschijnlijk niet zo’n grote verrassing is’, legt Sue uit.

“Het is fantastisch dat we Covid achter ons kunnen laten en meteen weer zaken kunnen doen en ons best doen om weer normaal te worden. Maar de impact ervan is helaas nog overal voelbaar.”

De belangrijkste drijfveren voor verandering waarmee bedrijven in een post-Covid-wereld worden geconfronteerd, vallen volgens Sue in drie kampen:

Personeelstekort
Skills tekort
Winst

“Dit soort dingen zijn altijd een schrikbeeld geweest voor elke leider”, zegt Sue, “maar ze zijn op dit moment bijzonder ingrijpend en we zien veel zakelijke veranderingen om hen heen.

“Zakendoen kan aanvoelen alsof je in een achtbaan zit, en soms is het frustrerend om steeds met dezelfde problemen te worstelen”, zegt Sue. “Op deze manier zal het inzicht krijgen in wat mensen motiveert en het besteden van tijd aan het peilen van het personeel, zich uitbetalen.”

Waarom het belangrijk is om voor je mensen te zorgen in tijden van verandering

“Bedrijven die zeer snelle veranderingen doorvoeren, doen niets verkeerd”, legt Sue uit. “In wezen is dat waar hun cultuur over gaat.”

“Maar het moeilijke is dat dat mensen onder druk zet terwijl ze waarschijnlijk zelf al veel persoonlijke en waarschijnlijk professionele veranderingen doormaken.”

Werknemers van vandaag bijvoorbeeld – die net een wereldwijde pandemie hebben meegemaakt, getuige zijn geweest van het uitbreken van een oorlog in Oekraïne en zich waarschijnlijk zorgen maken over de gevolgen van klimaatverandering – worden nu geconfronteerd met wat waarschijnlijk de grootste crisis van hun leven zal zijn in verband met de kosten van levensonderhoud. En dat is nog zonder de druk van het dagelijks leven erbovenop.
En slecht beheerde bedrijfsveranderingen dragen alleen maar bij aan die stress.
“Zakelijke veranderingen brengen vaak nog meer stress in het leven van een individu”, legt Sue uit. “Dit duwt mensen vervolgens uit hun comfortzone, waar ze lastig van terugkomen – en dat kan nadelige gevolgen hebben.”

Ten eerste kan deze stress eventuele fysieke of mentale aandoeningen verergeren. Ten tweede kan het een grote invloed hebben op de prestaties en het vermogen van een persoon om zijn rol goed uit te voeren.

“Het resultaat is dat sommige mensen misschien moeite hebben om aan de verwachtingen te voldoen of überhaupt niet weten aan welke verwachtingen ze moeten voldoen. Anderen werken misschien extreem hard of lopen het risico om een burn-out te krijgen. Anderen hebben misschien nog steeds moeite om allerlei doelen te halen die al voor hen zijn gesteld.”

Maar verandering hoeft niet altijd een negatieve en stressvolle ervaring te zijn.

“Stress en zakelijke veranderingen zijn twee kanten van dezelfde medaille”, zegt Sue. “Als je de veranderingen goed aanpakt, verminder je de hoeveelheid stress in het proces.”

“En dat is echt de reden waarom het strategisch beheren ervan en het beter begrijpen van mensen het proces meestal verbetert.”

Wat moeten bedrijven doen om medewerkers te helpen?

“Mensen hebben drie dingen nodig: veiligheid, stabiliteit en consistentie”, zegt Sue. “En verandering zal waarschijnlijk al deze dingen beïnvloeden.”

Maar dat betekent niet dat bedrijven de hoop moeten verliezen en denken dat ze verandering moeten vermijden om de zaken stabiel te houden, of dat ze mensen geen zekerheid kunnen bieden omdat ze niet kunnen beloven dat ze voor altijd zaken zullen doen.

“Het is niet zo zwart-wit”, zegt Sue. “In plaats daarvan gaat het om het aanpassen en afstemmen van je processen en systemen en de manier waarop je met mensen omgaat, zodat ze alles volgen.”

Dus, hoe kunnen bedrijven dat doen?

Het verdelen van processen in kleinere, overzichtelijke onderdelen zal volgens Sue helpen de impact van verandering op werknemers te minimaliseren en hen meer stabiliteit en consistentie te geven.

“Het is de grootte van deze kleinere onderdelen, dat maakt het verschil”, zegt Sue. “Als je er te veel kleine onderdelen van maakt, moeten mensen te lang wachten om te weten waar ze aan toe zijn of hoe goed ze het doen. Dat betekent meestal dat ze afgeleid raken en gestrest worden.”

“Het is ook belangrijk om te overwegen hoe vaak je communiceert met werknemers, hoe samenwerkend en inclusief je bent, hoe transparant je bent over waar je staat en hoe vaak je mensen bedankt en beloont. Dat kan namelijk een groot verschil maken.”

“Als gevolg hiervan zullen mensen zien dat die kleinere onderdelen ook behaald worden.”

Wie is verantwoordelijk voor het helpen van de medewerkers?

“De verantwoordelijkheid ligt bij het leiderschap – en dat zal altijd zo blijven”, zegt Sue.

“Het probleem is dat leiders in het executive team van nature veerkrachtige en flexibele mensen zijn die gedreven zijn en de situatie onder controle hebben. Hierdoor kunnen ze zich heel snel aanpassen.”

Hetzelfde geldt niet altijd voor elke werknemer in het bedrijf. Daarom is het belangrijk dat hun communicatiestrategie doorwerkt en doorsijpelt naar de rest van het bedrijf.

“Managers verderop in het bedrijf moeten echt begrijpen wat die kernboodschappen zijn en de manier waarop die worden uitgedrukt verbeteren. Dit is om de rest van het personeel in staat te stellen ze zo snel mogelijk op te pakken en ermee weg te rennen.”

Als dat niet goed werkt, zullen bedrijven waarschijnlijk veel weerstand krijgen van niet-betrokken werknemers die alleen meegaan in de verandering omdat het moet – in plaats van betrokken te zijn bij het hele proces.

“Dat zal altijd zo zijn, om eerlijk te zijn, en dat kun je niet helemaal tegenhouden. Maar je kunt het verminderen”, zegt Sue. “Het leiderschaps- en managementteams op alle niveaus zijn echt degenen die dit aandrijven.”