Pas geleden had ik een gesprek met Vistage Partner, Nathan Farugia. Hij is ondernemer en coach in Malta over het vinden van de ​​balans tussen werk en privé. Zijn mening is dat het nutteloos is om door middel van een tijdmeting je optimale tijdsverdeling te vinden. Dit resulteert vaak in frustratie omdat dat je aan beide niet genoeg tijd besteedt. Dit verlies-verlies gevoel kun je omzetten in een win-win gevoel door te focussen op de kwaliteit van de besteedde tijd en je hierbij richten op het doel, in plaats van het kwantificeren van tijd.

Dat kan wel wezen, hoor ik je zeggen, maar tijd is eindig, dus hoe gaan we daar dan mee om?

Een kijkje in het brein

Volgens Daniel Kahneman werkt ons brein op twee systemen. Waarbij het ene systeem met een ‘hogere’ snelheid werkt dan het andere meer ‘langzamere’ systeem dat zich richt op het reflecterende en bedachtzame.

1. Het snellere denkproces is afhankelijk van onze ‘archiefkast’ waarin we onze ervaringen en herinneringen opgeslagen hebben. Hierin zijn patronen gecreëerd die je in staat stellen om op een snelle manier beslissingen te nemen of de wereld om je heen te begrijpen. Dit wordt vaak omschreven als instinctief of intuïtief denken en is afhankelijk van het snel kunnen vormen van een beeld van de huidige situatie.
2. Het tweede systeem werkt op intentie en vertrouwt op een grondige verwerking. Dit langzaam denken vergt dus meer inspanning en kost meer tijd. Denk hierbij aan het optellen van een wiskundige som, het kiezen van avondeten, het houden van een zinvolle toespraak of het doordenken van een strategie.

Onbewust bekwame patronen

Langzame denkprocessen kunnen ‘onbewust bekwaam’ worden. Autorijden is hier een goed voorbeeld van. In het begin vereist dit intense concentratie, het coördineren van de pedalen en stuur en versnellingspook terwijl je op de weg let. Na jaren rijervaring rijd je vaak op de ‘automatische piloot’ naar je werk of huis. Het patroon is door herhaling geleerd, staat in je archiefkast en roep je op wanneer het nodig is.

Dit proces kan ook tegen je werken: je rijdt naar kantoor in plaats van naar die belangrijke klantbijeenkomst. Hoe kon dat gebeuren? Terwijl je aan het nadenken was over de presentatie die je moet geven (langzame systeem) reed je op de automatische piloot (snelle denken) naar kantoor.

80% van onze breincapaciteit zijn langzaam-denkende activiteiten

Ons brein is in staat om langzaam-denkende en snel-denkende activiteiten te combineren zoals lopen en praten, joggen en naar muziek luisteren, enz. Maar kan niet tegelijkertijd twee langzame denkactiviteiten uitvoeren – zoals lezen en naar muziek luisteren. Dit omdat langzaam-denkende activiteiten, zoals praten en luisteren, zo’n 80% van onze breincapaciteit vraagt.

‘Maar dat doe ik de hele tijd’, zul je uitroepen. ‘Ik lees en luister naar muziek’. Nee hoor! Je hoort misschien de muziek, maar je luistert er niet echt naar. Als je je aandacht naar de muziek zou verleggen, zou je niet lezen. Je gaat de woorden doornemen, maar je begrijpt niet wat je hebt gelezen en moet vaak de pagina opnieuw lezen om te begrijpen wat je gelezen hebt.

Het kan niet tegelijkertijd

Twee dingen die aandacht en intentie vereisen kunnen niet tegelijkertijd worden gedaan. Je kunt je eten niet proeven als je tijdens het avondeten diep in een film of zinvolle conversatie verdiept bent. Je kunt geen hoofdrekensom maken tijdens het schrijven van proza. Je kunt tijdens een vergadering niet naar een gesprek luisteren als je jouw e-mails op jouw telefoon leest. En je kunt geen bijdrage leveren aan diezelfde vergadering als je denkt aan jouw takenlijst.

Hoe dan wel?

De oplossing is om je te concentreren op wat er op dat moment écht toe doet, zonder met je gedachten van het een naar het ander te schakelen. Overstappen is een inefficiënt gebruik van tijd en hersenkracht.

Intense focus

Om in de flow te komen en je hersenkracht optimaal in te zetten voor maximale prestaties, moet je met intense focus opgaan in wat je doet. Dit kost tijd! En als je van het ene naar het andere schakelt, is er simpelweg niet genoeg tijd om die diepere flow te bereiken. Je prestaties verminderen en de tijd die je ‘verspilt’ aan een diepe focus overslaan, loopt op. Dit zogenaamde multitasken kan je dus een aanzienlijke hoeveelheden ‘dode’ hersentijd kosten. En het wordt alleen maar erger. Want werk moet dan opnieuw gedaan worden door een gebrek aan focus en aandacht.

Elimineer afleiding

Afleidingen zijn net zo erg! Ze halen je uit je flow waardoor je steeds opnieuw moet concentreren. En hiermee verspil je tijd en herseninspanning. Bij zowel afleiding als bij multitasking kun je het gevoel hebben dat je veel gedaan krijgt, maar in feite presteer je minder dan mogelijk is. Iedereen kent wel dat gevoel dat je moe thuiskomt of uitlogt van je werk, maar toch het gevoel hebt dat je weinig belangrijks bereikt hebt. Dat komt omdat je alleen oppervlakkig voortgang maakt en niet je zinvolle en doelgerichte doelen behaalt.

Dopamine-kick

Om de zaken nog erger te maken: het gevoel van ‘druk zijn’ maakt cortisol vrij en veroorzaakt angst en stress wat kan leiden tot ontevredenheid en zelfs burn-out. Je verliest die dopamine-kick. Dopamine is een stof die hoort bij het beloningssysteem van de hersenen. Dopamine geeft je dus een goed en tevreden gevoel. Doelen niet bereiken, een takenlijst die langer wordt, deadlines niet halen….allemaal killing voor die dopamine-kick! Je hebt mijlpalen op korte termijn nodig om gemotiveerd te blijven, dus je hebt tijd nodig voor het ‘langzame denken’ tussen deze kilometerpalen. Twee marathons tegelijk te lopen werkt dus niet. Het is demotiverend en onderdrukt je energie.

In een leuk experiment kregen tweelingbroers een reeks identieke taken: een hondenhok maken uit geprefabriceerde onderdelen, drie sms-berichten verzenden, een e-mail beantwoorden en een telefoontje plegen. Degene die opschepte dat hij een geweldige multitasker was, kreeg de taak om het hondenhok in elkaar te zetten met zijn telefoon tussen zijn schouder en oor en tegelijkertijd het telefoontje te plegen. Hij beantwoordde e-mails en sms-berichten tussen het monteren van onderdelen. De ander legde gewoon de telefoon neer, bouwde het hondenhok en begon daarna met de ‘admin’ taken. Hij eindigde veel sneller dan zijn multitaskende broer.

Opmerkzaamheid en focus

Thich Nhat Hanh is een boeddhistische monnik met een retreat-oord in Zuid Frankrijk. Ik heb een aantal van zijn boeken gelezen toen ik op weg was naar Santiago de Compostella en was verbaasd over zijn lessen over opmerkzaamheid en focus. “Als u de afwas doet, moet u de afwas doen”, is een eenvoudige maar belangrijke les. Concentreer je op wat je op dit moment doet, om het zo goed mogelijk te doen. Eckhart Tolle zegt dat we ons nu op het nu moeten concentreren. En Zen leert ons aandacht te schenken aan ons bewustzijn en de wereld niet aan ons voorbij te laten gaan zonder het te beseffen.

Een wandeling door een winkelcentrum kan leiden tot nieuwe architectonische ontdekkingen, interessante mensen en gedragingen, rijke geluiden en geuren, maar het kan ook gewoon een zinloos pad zijn om bij jouw supermarkt te komen. Jij beslist.

Chunking

Moet je gewoon veel gedaan krijgen? Dan is er een betere manier dan multitasken: ‘chunking’. Chunking betekent letterlijk ophakken in kleine stukken. Ik gebruik (en coach)  chunking als systeem omdat het me precies genoeg tijd geeft om me te concentreren, waarbij ik gedisciplineerd ben om doelgericht verder te gaan en geen dagdromen of afleiding toe sta. Ik besteed een brok (chunk) van 10 minuten aan e-mailtijd terwijl ik wacht op een late klant. Of ik breek een blogtekst als deze in kleine stukken of ik koop online een boek. Ik concentreer met als het ware op deze kleinere brokken. Dit werkt alleen als ik me niet laat afleiden midden in zo’n chunk. Ik wacht gewoon tot dat tijdstuk voorbij is. Ik beantwoord dan ook geen inkomende oproepen en let niet op iemand die mijn kantoor binnenkomt als ik iets anders aan het doen ben in zo’n tijdblok.

Slim vergaderen

Ik gebruik hetzelfde concept ook bij vergaderingen. Ik verdeel de vergadertijd bijvoorbeeld als volgt in 45, 15 of 5 minuten:

• 5 minuten: iemand wil een idee met mij bespreken nadat hij alle details per e-mail heeft verzonden. Hij/zij heeft wellicht mijn akkoord nodig, maar heeft nog een laatste vraag.
• 15 minuten: iemand wil drie goed doordachte ideeën met mij bespreken. Ze hebben al het onderzoek al gedaan en willen gewoon de opties met mij doornemen voor mijn inbreng.
• 45 minuten: elk van de drie problemen vereist een diepere analyse en conversatie.

Dit fenomeen staat ook bekend onder de afkorting BOB: Beeldvorming – Oordeelsvorming – Besluitvorming. Het is verbazingwekkend hoe veel beter vergaderingen verlopen als het vooraf duidelijk is wat het doel van het vergaderonderdeel is: Beeldvormend, Oordeelsvormend of Besluitvormend en hoeveel tijd hiervoor nodig is (45, 15 of 5 minuten).

Door de tijd op deze manier in te delen, kan ik in mijn dag veel vergaderingen van vijf en vijftien minuten inpassen zonder mijn langzamere en bedachtzame tijd op te offeren waarvoor ik mijn volledige aandacht nodig heb. Ik probeer extreem gedisciplineerd te zijn om afleiding te stoppen en zo nodig mijn telefoon uit te schakelen. Ik gebruik mijn laptop niet tijdens vergaderingen en streef ernaar om stipt op tijd te beginnen en te eindigen.

Dit is Nathans manier om zijn dag zo effectief mogelijk in te delen.