Verantwoordelijk personeel: de sleutel tot zakelijke groei

Een werkplek waarin iedereen volledig zijn of haar verantwoordelijkheid neemt, vereist effectief leiderschap dat mensen inspireert om verantwoordelijkheid te nemen over hun taken, acties en resultaten. In deze blog worden drie technieken omschreven waarmee bedrijven een cultuur kunnen creëren waarin verantwoordelijkheid centraal staat, wat zal leiden tot een toename van productiviteit, samenwerking en algehele groei.

Wat is een ‘verantwoordelijke werkplek’ eigenlijk?

Laten we beginnen met de term verantwoordelijkheid. Simpel gezegd, verantwoordelijkheid is aansprakelijk zijn voor je taken en verplichtingen. Je zegt dat je iets gaat doen, dus dan doe je dat ook. Je zegt hoe je iets gaat doen, dus dan doe je het ook zo. Met andere woorden, je houdt je aan je woord – wat er ook gebeurt.

Er zijn twee redenen waarom de meeste werkplekken niet voor volledige verantwoordelijkheid kunnen zorgen. Ten eerste tonen leiders zelf niet altijd verantwoordelijkheid. Als zij zich niet aan hun woord houden, wie gaat ze daar dan op aanspreken? Ze realiseren zich niet dat hun werknemers meegaan in het gedrag wat ze vertonen. Ten tweede tolereren leiders het te vaak wanneer hun werknemers hun verantwoordelijkheden niet nakomen. Zoals managementexpert en auteur Peter Drucker zei: “Whatever you tolerate, you get more of it.” De leiders staan toe dat medewerkers te laat komen voor vergaderingen of projecten te laat af hebben. Ze accepteren hun smoesjes en houden daarmee hun gedrag in stand.

Geef het goede voorbeeld

Het goede voorbeeld geven is de basis van verantwoordelijkheid. Wanneer leiders consequent verantwoordelijkheid tonen in hun eigen acties en beslissingen, zet dat de toon voor de hele organisatie. Ze moeten bepaalde normen en waarden hooghouden, beloften nakomen en verantwoordelijkheid nemen voor hun fouten.

Stel duidelijke verwachtingen vast

Om verantwoordelijkheid aan te moedigen, moeten leiders duidelijke verwachtingen stellen aan hun teamleden. Dit omvat het verdelen van rollen, verantwoordelijkheden en doelen voor iedereen. Als werknemers begrijpen wat er van hen verwacht wordt, kunnen ze verwantwoordelijkheid nemen voor hun werk en verantwoordelijk worden gehouden voor hun prestaties. Leiders moeten deze verwachtingen expliciet communiceren, zorgen voor duidelijkheid en voorbereid zijn op verrassingen als iemand zich niet aan zijn of haar verantwoordelijkheden kan houden. Hoe doen we dat precies? Hier zijn 3 manieren.

Zorg voor duidelijkheid en opvolging van gedelegeerde taken

Volg al het werk dat je delegeert en zorg ervoor dat er voor al het gedelegeerde werk afgesproken deadlines zijn.

Zorg er allereerst voor dat al het werk dat je delegeert, in een eenvoudig, bruikbaar ‘tracking systeem’ terechtkomt. Als werknemers weten dat jij hun werk bijhoudt, neemt de kans dat zij hun deadline niet halen af. Zo’n systeem haalt ook druk van jouw schouders, omdat je niet hoeft te onthouden wat je allemaal hebt gedelegeerd. Als je werknemers eenmaal in dit systeem zitten, heb je twee van de meest gebruikte smoesjes voor wanprestaties geëlimineerd: “Ik was het vergeten” en “Ik wist niet wanneer het af moest zijn.”

Er zijn talloze apps en software om dit soort dingen te volgen.

Dus, wat track je precies?

Je houdt slechts drie dingen bij:

1. Aan wie het werk is gedelegeerd

2. Wat er gedaan moet worden

3. Wanneer het gedaan moet worden

Zonder een deadline, is het moeilijk om prioriteiten te stellen en werk bij te houden.

Het is je ook aangeraden om elke week een kort gesprek in te plannen, om per persoon gedelegeerd werk bij te houden. Sorteer je trackingsoftware of app op de persoon met wie je gaat zitten en sorteer vervolgens het gedelegeerde werk op prioriteit. Het werk is ofwel vóór op schema, op schema, achter op schema of klaar. Je hoeft alleen het werk wat niet op schema loopt te bespreken. Bespreek met je werknemer hoe je dit werk weer op schema kan krijgen. Dit korte gesprekje houdt je up-to-date en helpt je om het werk op schema te houden.

Zorg voor duidelijkheid bij het delegeren

Zo voorkom je een ander vaak gebruikt excuus voor wanprestatie, namelijk: “Ik wist niet zeker wat ik moest doen.” Statistieken tonen aan dat mensen maar 50% opslaan van wat ze horen. Als je een taak aan iemand delegeert, vraag diegene dan om zijn taak te herhalen om misverstanden te voorkomen.

Piloten doen dit ook zo. Wanneer de luchtverkeersleider een piloot een hoogte en een koers geeft, is het verplicht voor de piloot om dit te herhalen. Op deze manier wordt de boodschap volledig en nauwkeurig overgebracht. In die situatie kan het het verschil betekenen tussen leven en dood. In jouw geval is het misschien niet zo serieus, maar als iemand zijn of haar taak aan jou herhaalt, help je je werknemers om succesvol te zijn.

Voorkom verrassingen bij wanprestatie

Een verrassing door wanprestatie gebeurt wanneer een persoon een belofte maakt en deze niet nakomt, zonder jou hierover in te lichten. Om dit op te lossen, moet er een regel opgesteld worden die verrassingen voorkomt. Tom Watson Sr., de voormalige CEO van IBM, had zo’n regel in zijn organisatie. Op het moment dat je weet dat je een deadline misschien niet gaat halen, moet je dit aangeven met wie je een afspraak hebt gemaakt. Naast dat je de persoon laat weten dat er een probleem is, moet je met drie mogelijke oplossingen komen om het oorspronkelijke doel alsnog te halen. Dat houdt de verantwoordelijkheid voor het oplossen van problemen bij de persoon die in eerste instantie verantwoordelijk is.

Ten slotte, als er geen toestemming nodig is om de voorgestelde oplossingen toe te passen, is het ook niet nodig om contact op te nemen met de persoon met wie hij een afspraak heeft. Zo ondernemen ze zelf actie. Als ze falen, bespreek dan de situatie en leer ervan.

Het creëren van een volledig verantwoordelijke werkplek vereist leiders die zelf verantwoordelijkheid nemen, duidelijke verwachtingen stellen, open communiceren, middelen en ondersteuning bieden en een leercultuur bevorderen.

Door deze drie essentiële leiderschapselementen te omarmen, kunnen organisaties een cultuur van verantwoordelijkheid neerzetten en hun succes stimuleren in de huidige competitieve zakelijke omgeving.