Wat is ‘issue processing’?

Wat is het Vistage issue processing framework?

Wanneer iemand een probleem op tafel legt, vragen we hen om het als volgt te presenteren, beginnend met het initiële probleem.

●  Het probleem/de kans is …

●  Dit is belangrijk omdat …

●  Mijn doel is …

●  Relevante achtergrondinformatie is …

●  De opties die ik overwogen heb zijn …

●  Ik ben bang dat …

●  De hulp die ik graag van de groep zou willen is …

Vervolgens mogen de overige aanwezigen in de ruimte verhelderende vragen stellen aan de persoon die het probleem heeft ingebracht. Ze mogen alleen vragen stellen: geen observaties, geen suggesties. Op dit moment proberen ze nog te begrijpen wat het probleem precies is – en het is niet altijd wat de presentator denkt dat het is.

Een van onze Chairs zei onlangs dat hij het framework doornam met een bedrijfsleider die het lastig had met sales. Na het bespreken van het probleem, kwamen ze tot de conclusie dat deze leider misschien niet de juiste persoon was om het bedrijf te leiden. Die eigenaar nam een directeur aan en trad zelf terug. Daarna ging het bedrijf als een raket.

Na de vragenronde mogen groepsleden een alternatieve formulering van het probleem voorstellen. De probleeminbrenger kiest of hij bij zijn originele probleem blijft of een van de suggesties overneemt.

Daarna mag iedereen in de groep suggesties doen over het probleem. De beste suggesties bevatten persoonlijke verhalen over een vergelijkbare situatie en hoe deze zich ontvouwde.

Tot slot verbindt de probleeminbrenger zich tot een volgende actie voor een gespecificeerde datum.

Waarom werkt het Vistage issue processing framework?

De eerste fase structureert het probleem, waardoor de probleeminbrenger het probleem beter in gaat zien als een op te lossen probleem, een te nemen beslissing of een te ontwikkelen plan.

Soms is hun begrip van het probleem vaag en ongecontroleerd, gevormd door hun persoonlijke reacties. Door af te vragen wat ze proberen te doen, waarom het ertoe doet, wat ze al hebben geprobeerd en waarmee ze specifiek hulp willen, kunnen probleeminbrengers hun eigen denken verduidelijken.

De tweede fase verduidelijkt het probleem voor iedereen. De rest van de kamer kan de situatie onderzoeken en hun eigen begrip uitbreiden. Dit moedigt hen aan om hun ervaringen te herzien en te kijken of er een aspect van de situatie is dat ze gemist hebben.

In de suggestiefase wordt de probleeminbrenger verder aangemoedigd om het probleem opnieuw te interpreteren en te herformuleren. Mogelijk hebben ze nu de situatie en hun relatie daarmee op een andere manier begrepen en hebben ze een andere aanpak nodig. Op dit moment helpt iedereen nog steeds de probleeminbrenger om hun probleem te begrijpen, en trekken ze hun eigen conclusies over welke acties te ondernemen.

Suggesties spelen een meer beperkte rol dan in andere probleemoplossingskaders, omdat de nadruk niet ligt op een gearticuleerd antwoord of een debat, maar op het aanmoedigen van de probleeminbrenger om zelf de juiste handelswijze te identificeren. Dat is de reden waarom de suggestiefase geworteld moet zijn in praktische termen van “dit gebeurde met mij, en ik deed dat”.

De laatste fase zou eenvoudig moeten zijn. Tegen de tijd dat de probleeminbrenger door de vorige fasen heen is gegaan, moeten ze een duidelijker idee hebben van wat ze moeten doen: ze hoeven zich er alleen nog aan te houden. Dat is vaak moeilijker dan het klinkt – bedrijfsleiders verliezen vaak hun focus, waardoor een oplossing naar de achtergrond verschuift omdat de dagelijkse operaties of de spannende nieuwe projecten in de weg staan. Een actie met een tijdslimiet zorgt ervoor dat de oplossing wordt doorgevoerd. Verantwoordelijkheid maakt het probleem echt en stimuleert echte verandering.

Issue processing, zoals alle inzichten en processen van Vistage, komt rechtstreeks voort uit de ervaring van onze Chair community. Als jouw bedrijf het ergens lastig mee heeft – op welk gebied dan ook – zoek dan een Vistage Chair die kan helpen.